Жизненный цикл инновационного проекта

Жизненный цикл проекта (Project Life Cycle) — последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом.

В рамках методологии Института управления проектами (Project Management Institute) жизненный цикл проекта имеет 5 групп процессов¹:

• Инициализация (Initialization)
• Планирование (Planning)
• Выполнение (Executing)
• Контроль и мониторинг (Controlling and Monitoring)
• Завершение (Closing)

Жизненный цикл – время от начала до окончания работ. Вместе с тем начало и окончание работ понимается по-разному. В одних случаях работы начинаются с момента появления идеи (с фазы инициализации), в других — с начала финансирования (то есть с фазы выполнения).

Началом исполнения можно считать следующие действия:

• Формирование идеи
• Дату инициирования исполнения запланированных работ
• Начало финансирования деятельности

Признаки завершения проекта:

• Ввод объекта, полученного в ходе выполнения проекта, в эксплуатацию
• Выполнение ранее сформированных целей
• Завершение периода окупаемости трат
• Завершение финансирования
• Роспуск команды сотрудников, которые трудились над проектом
• Ликвидация

Стадии жизненного цикла проекта

Далее рассмотрим примерный перечень стадий жизненного цикла проекта на примере строительства дома. Точный перечень определяется спецификой проекта.

Инициализация

На этом этапе проект только формируется. Идея тщательно изучается. Составляется прогноз относительно прибыльности. Задаются цели и задачи проекта, определяется команда, на которую будет возложена работа. Менеджеру также необходимо определить источники финансирования.

На примере строительства дома на начальном этапе придется провести анализ почвы, разобраться с требованиями и выяснить, нет ли каких-либо обременений земельного участка, которые необходимо учесть.

Это подготовительный этап, когда нужно убедиться, что проект действительно можно осуществить, прежде чем вкладывать силы в детальное планирование. Сюда входит описание проекта, создание экономического обоснования, выявление ключевых участников и утверждение проекта соответствующими сторонами.

Не нужно недооценивать важность фазы инициализации. Можно очень легко прийти к мысли, что на этом этапе не делается никакой работы. В действительности на этой фазе закладывается фундамент успешного выполнения проекта. Если в этой стадии не будет проведен полноценный анализ, результаты деятельности могут сильно отличаться от планов.

Ошибка на стадии проектирования может потребовать 1₽ на исправление. Но если эта ошибка дойдет до стадии реализации, то ее исправление потребует уже 10₽. Исправление ее на стадии окончания проекта потребует еще больше — 100₽.

Чаще всего проектирование начинается с составления устава проекта, где отражены изначальные идеи, а также основные объем работ по проекту и ограничения. В уставе проекта нужно обязательно указать конкретные преимущества для бизнеса, связанные с проектом. Это поможет участникам команды не только ориентироваться на достижение целей, но и заранее убедиться, что время не будет потрачено впустую.

Составление устава проекта поможет предоставить руководителям конкретные факты и получить их одобрение.

Планирование

Планирование представляет собой создание документации проекта. План представляет собой заранее созданный порядок деятельности, перечень предстоящих задач, последовательность их решения. На этом этапе формируется стратегия, политика проекта, а также комплекс действий, которые нужны для достижения поставленных целей.

Планирование также может включать в себя анализ прибыльности проекта, выявление возможных рисков. Планирование касается всех стадий жизненного цикла. Сформированные решения должны обеспечивать достижение цели, реализацию проекта в фиксированные сроки с установленными затратами. Без планирования невозможна согласованная деятельность всех участников проекта. Именно на основании плана проводятся контрольные мероприятия, учет, а также оперативное управление.

На примере дома на этапе планирования составляется смета и назначается дата, когда дом будет сдан.

Трудно переоценить важность тщательного планирования, но очень многие команды и компании пропускают этот этап, чтобы сразу приступить к работе. Опрос, проведенный Счетной Палатой США, показал, что 49% из 840 проектов, финансируемых из федерального бюджета, оказались плохо спланированными и/или плохо выполненными.

Фаза планирования требует тщательного обдумывания множества элементов. В числе прочего это будут следующие элементы:

• Ключевые роли и сферы ответственности
• Показатели успеха
• Возможные риски и препятствия, снижающие эффективность
• Ожидания в отношении внутрикомандного взаимодействия
• Календарный план проекта

Исполнение / Реализация

После утверждения проекта, приступают к его реализации. Осуществляется финансирование, организуются поставки, налаживается оборудование и начинается выпуск продукции.

Если вернуться к примеру со стройкой, на этом этапе возводим стены и устанавливаем окна. Во время этой фазы проект из бумаги превращается в реальные действия и объекты.

Руководители высшего звена, принявшие участие в опросе Института управления проектами (PMI) “Пульс профессии” за 2017 год, заявили, что только 60% их стратегических проектов достигают изначально поставленных целей.

Контроль

Эта фаза обычно совпадает по времени с этапом выполнения проекта.

Менеджер осуществляет сбор информации о ходе работ, после чего полученные сведения сверяются с планом. Отклонения от плана должны быть скорректированы. Если зафиксирован критический уровень отклонений, на их устранение могут быть выделены дополнительные ресурсы, а сам проект скорректирован.

Если вернуться к нашему примеру, пока бригада строителей работает на стройплощадке, менеджер тщательно следите за ходом работ и заодно сверяетесь со сметой и графиком, чтобы удостовериться, что все идет по плану.

Следя за ходом работ, обязательно уделять внимание ресурсам. При управлении ресурсами очень важно действовать на опережение, особенно если учесть, что по результатам исследования, проведенного Институтом управления проектами (PMI) в 2018 году, в 21% случаев проекты срываются из-за недостающих или ограниченных ресурсов.

Завершение

Проект будет завершен тогда, когда все заявленные цели будут достигнуты. И этот момент может не совпадать со сроками. В некоторых случаях проект завершается раньше времени. Связано это может быть с ликвидацией, прекращением финансирования.

Точный перечень завершающих действий зависит от особенностей проекта. Это может быть инвентаризация, передача оборудования на склад, сверка результатов подрядных проектов положениям договора.

Дом построен. Убирается строительный мусор, подписываются документы и перевозится мебель.

После завершения

В рамках системы управления проектами могут быть дополнительные задачи после завершения:

• Сдача проекта клиенту или команде, которая будет работать с ним дальше
• Упорядочивание всех документов и материалов в централизованном хранилище (чтобы обратиться к ним в будущем)
• Извлечение полезных уроков для дальнейшей деятельности

Признание заслуг имеет очень большое значение, особенно когда 54% опрошенных сотрудников считают, что их вклад недооценивают.

Модели жизненного цикла

Моделирование жизненного цикла проекта по принципу “водопада”

При моделировании по принципу “водопада” работа над проектом движется линейно через ряд фаз, таких как:

• анализ требований (исследование среды);
• проектирование;
• разработка и реализация подпроектов;
• проверка подпроектов;
• проверка проекта в целом.

Недостатками такого подхода являются накопление возможных на ранних этапах ошибок к моменту окончания проекта и, как следствие, возрастание риска провала проекта, увеличение стоимости проекта.

Каскадная модель

Предполагает последовательное исполнение действий. Характеризуется наличием четкого плана, комплекса задач по каждому действию, наличием промежуточных этапов, по окончании каждого из которых проводится контроль. В отличие от “водопада”, возможен возврат на предыдущие стадии для внесения изменений.

Моделирование жизненного цикла проекта по итеративной модели

Итеративный подход (англ. iteration “повторение”) — выполнение работ параллельно с непрерывным анализом полученных результатов и корректировкой предыдущих этапов работы. Проект при этом подходе в каждой фазе развития проходит повторяющийся цикл: планирование — реализация — проверка — оценка (англ. plan-do-check-act cycle).

Преимущества итеративного подхода:

• снижение воздействия серьёзных рисков на ранних стадиях проекта, что ведет к минимизации затрат на их устранение;
• организация эффективной обратной связи проектной команды с потребителем (а также заказчиками, стейкхолдерами) и создание продукта, реально отвечающего его потребностям;
• акцент усилий на наиболее важные и критичные направления проекта;
• непрерывное итеративное тестирование, позволяющее оценить успешность всего проекта в целом;
• раннее обнаружение конфликтов между требованиями, моделями и реализацией проекта;
• более равномерная загрузка участников проекта;
• эффективное использование накопленного опыта;
• реальная оценка текущего состояния проекта и, как следствие, большая уверенность заказчиков и непосредственных участников в его успешном завершении.

Моделирование жизненного цикла проекта по спиральной модели

В модель Барри Боэма рассматривается зависимость эффективности проекта от его стоимости с течением времени. На каждом витке спирали выполняется создание очередной версии продукта, уточняются требования проекта, определяется его качество, и планируются работы следующего витка.

Актуальна для цикличной работы. На каждом витке анализируется эффективность разработки и ее соответствие фактическим затратам. Основное отличие спиральной модели – наличие определенного риска. Это может быть недостаток в специалистах, большие затраты, риск сорвать сроки, утрата актуальности идеи за время ее реализации, отсутствие необходимых ресурсов, несогласованная работа подразделений.

Моделирование жизненного цикла проекта инкрементным методом

Инкрементное построение: разбиение большого объёма проектно-конструкторских работ на последовательность более малых составляющих частей.

Инкрементная модель используется в том случае, если работа идет над масштабным проектом, в который вовлечено множество сотрудников. Предполагает разделение рабочего процесса на мелкие составляющие. Преимуществом этой модели является возможность разделения финансирования. Для реализации проекта не обязательно получать ресурсы на первом этапе. Финансирование может производиться поэтапно. Инкрементная модель обеспечивает надежный контроль над каждым этапом работ, а также уменьшение рисков.