Полезные заметки
Умножайте время на два
Студенты стали участниками любопытного эксперимента. Сначала их попросили оценить количество времени на написание выпускной работы. После того, как они выполнили свою работу и захронометрировали время, сравнили их оценки и фактические затраты. Оказалось, что время было недооценено у разных студентов в среднем в 1,5–2 раза.
Но эксперимент на этом не закончился. На следующий год группе студентов снова предложили оценить затраты времени. При этом их познакомили с оценками и результатами предыдущей группы. Таким образом, они были осведомлены о том, что время обычно недооценивают. И они дали свои оценки.
Результат был впечатляющий. Разброс оценок во второй группе был меньше, но затраты времени все равно были недооценены примерно на ту же величину.
Из этого следует вывод: несмотря на то, что мы можем знать о том, что человеку свойственно недооценивать затраты времени на какое-то дело, мы все равно недооцениваем затраты на (примерно) одну и ту же величину. Поэтому полезный совет: после оценки времени на какую-либо деятельность, умножайте его на два.
Дело здесь не только в том, что мы можем ошибаться в оценке времени, но и в том, что в жизни могут случаться непредвиденные события. И худшее, что мы можем сделать — распланировать свой график «до упора», не оставив свободного места на эти события. Они будут происходить независимо от нашей воли или планов. Верный способ поднять себе уровень стресса — исключить из плана запас времени на случайности.
Умножение времени на два может показаться прихотью или ленью. Но на самом деле это скорее забота об успехе в целом, чем желание показать «наилучшие результаты» ценой чрезмерного количества усилий и нервов.
Развивайте привычки
Метод ритмичной работы позволяет повысить эффективность работы (не всегда это продуктивность), сконцентрироваться, попасть в состояние «потока». Но время такой сконцентрированной работы в течение дня ограничено всего пятью часами. А у нас всегда будет желание сделать больше. И я предостерегаю от попыток сконцентрироваться дольше.
Метод ритмичной работы позволяет нам обучаться новым навыкам, и делать это очень эффективно. Но всякий навык способен изменить нашу жизнь только тогда, когда он становится привычкой. Когда мы можем день за днем выполнять необходимые действия (например, чистить зубы по вечерам), нам не нужно напоминать и это не вызывает у нас напряжения.
Сам метод ритмичной работы на начальном этапе требует волевых усилий. Эти усилия нужны на борьбу со своими внутренними демонами, на концентрацию на задаче, на то, чтобы не пропускать короткие перерывы. Но по мере формирования привычки (что в среднем происходит через 66 дней, а не через 21), больше не требуется волевых усилий на то, чтобы работать по таймеру. Он становится естественной частью жизни. Тут-то и начинаются перемены.
Не всякую задачу можно превратить в ритмичную работу, и не всякая задача должна иметь конечную цель в виде завершенного результата. Есть задачи, которые требуют от нас регулярности, а не определенного объема работы. Например, гораздо важнее отжиматься от пола по 10 раз каждый день в течение месяца, чем сделать 300 отжиманий за один или два дня. Такие задачи на первом этапе могут выполняться в ритмичном режиме, но со временем они должны переходить в привычки.
Привычки могут сделать гораздо больше, чем нам кажется, но для этого мы должны так формировать наши привычки, чтобы они оставались с нами надолго, а не разваливались уже через несколько недель. Отжиматься один месяц — это хорошо. Но стоит прекратить и результат исчезнет через один–два месяца. Гораздо лучше отжиматься каждый день на протяжение целого года. После этого вряд ли найдется что-то, что сможет остановить вас.
Постановка цели по SMART
Многих целей трудно достичь не из-за их сложности, а из-за расплывчатой формулировки. Например, я хочу немного сбросить вес. Пару килограммов. Через два месяца мне это удается. Но теперь я думаю, что было бы неплохо сбросить еще пару килограммов. Достиг ли я своей цели? Формально я достиг цели, ведь я смог сбросить вес. Но я подменил первую цель второй, и теперь мне может показаться, что цели я еще не достиг. Вместо того, чтобы отпраздновать успех и поставить новую цель (на следующие два килограмма), я разочаровываюсь, что дело движется так медленно.
Метод SMART представляет собой набор шагов, которые позволяют прояснить основные компоненты цели и избежать ловушек, в которые мы попадаем при формулировке цели. Этот метод только позволит прояснить цель, чтобы сделать достижение легче.
Суть метода состоит в пяти компонентах:
- Specific — цель должна быть конкретной, не просто «стать счастливее», а «сбросить вес».
- Measurable — у цели должны быть метрики, не просто «сбросить вес», а «сбросить два килограмма».
- Achievable — цель должна быть достижимой, не «сбросить двадцать килограммов» (что очень трудно и вредно, если сбрасывать вес слишком быстро), а «сбросить два килограмма». (Такое мне уже удавалось в прошлом году, теперь я хочу удержать этот результат)
- Relevant — Цель должна быть значимой. Не просто «сбросить вес», а «сбросить вес, чтобы чувствовать себя лучше».
- Time-bound — Определенная по времени. Не просто «сбросить вес», а «сбросить вес за два месяца».
Таким образом, мы переходим от цели «стать счастливее» или «сбросить вес», к «сбросить два килограмма за два месяца чтобы чувствовать себя лучше». Не правда ли, вторая цель задает нам конкретное направление нашей деятельности? Но не слишком его ограничивает. Мы все еще вольны выбирать между диетой, физическими упражнениями или проявлением физической активности в повседневной жизни.
Такая постановка цели отлично сочетается с методом ритмичной работы, потому что позволяет разбивать весь процесс на понятные шаги, каждый из которых вполне вписывается в конкретное количество рабочих интервалов.
Цепной метод
Разумеется, от метода ритмичной работы гораздо больше пользы, когда он становится привычкой. Когда он становится настолько сильной привычкой, что «заставляет» нас использовать таймер даже когда нам «лень».
Но как сделать этот метод привычкой? В своей книге «Развить привычку» я описал не слишком быстрый, но надежный метод формирования привычки. Но есть и более простые (хотя и менее надежные) методы. Один из них называется «цепь».
Суть метода в том, чтобы каждый день работать по одному рабочему интервалу. Это будет совсем нетрудно, не потребуется перекраивать весь свой график на новый лад. Один рабочий интервал обычно можно встроить почти в любое расписание.
Еще понадобится календарь. В календаре каждый раз после завершения интервала зачеркивайте сегодняшний день. Посмотрите на свою «цепочку». Через три дня у вас уже будет страйк. Похвалите себя за результат. Повесьте этот календарь на видном месте, пусть он будет служить напоминанием ваших способностей и целей.
День за днем цепочка будет удлинняться. И чем длиннее она будет становиться, тем меньше будет желание ее «разрывать» — пропускать сегодняшний рабочий интервал. А через два месяца вы перестанете замечать, что «нужно» выполнить один рабочий интервал.
Мнение о том, что привычка формируется за 21 день, ошибочно. Достоверными психологическими исследованиями установлено, что этот интервал составляет от 21 до 254 дней в зависимости от внешних обстоятельств, вида привычки и индивидуальных особенностей человека. Но в среднем этот период составляет 66 дней. Короткие «21 день» пригодны разве что для самых тривиальных привычек, которые к тому же нам очень нравятся, что мы готовы инвестировать в них время. Все остальных привычки потребуют гораздо больше времени.
Смотрите на свою цепочку как на мерило эффективности процесса. Чем она длиннее, тем больше пользы вы можете извлечь из каждого рабочего интервала. Десятый в цепочке рабочий интервал гораздо эффективнее первого. А сотый — гораздо эффективнее десятого.
Приоритеты и задачи
Когда мы беремся за метод ритмичной работы, когда полностью погружаемся в задачу, разумно задаться вопросом: «Какой задаче следует посвятить это время?» Время в состоянии концентрации ограничено, не стоит разбрасываться им «по пустякам».
У вас могут быть записаны цели и отдельные задачи, но это совсем не то. В каждой большой цели можно сделать очень и очень многое. Но что из этого нужно сделать обязательно, а что можно не делать? Что составляет ядро всей цели? Эти вопросы не так просты, как могут показаться на первый взгляд.
Так сейчас разрабатываются многие компьютерные игры: сначала создается «ядро игры», то, что определяет процесс игры, цели и задачи в глобальном смысле. Персонажи могут быть прорисованы грубо, может не хватать многих элементов, но в игру уже можно играть. Игра попадает в ранний доступ. Дальнейшие разработки ориентируются на отзывы пользователей, но все разработки будут построены на этом «ядре». Можно сколько угодно прорисовывать персонажей, но если «ядро» будет слабым — провал обеспечен.
Такой подход годится для любой задачи. В любой задаче есть «ядро», которое составляет ее суть. И именно им нужно заниматься в первую очередь. Эта идея подводит нас к необходимости приоритетов.
Приоритеты могут быть как в рамках одной цели, так и между всеми целями одно человека или организации. Разумеется, некоторые цели будут важнее других. Наша задача в том, чтобы четко выяснить их иерархию и следовать ей.
Бесполезно расставлять приоритеты, если не следовать им. Но следовать своей системе приоритетов — это больше привычка. Привычка браться за важную задачу с самого начала, потому что она стоит всех своих усилий. А если что-то можно не делать, то оно, может быть, сделано и не будет. Это уже не важно. Важно лишь то, что важные цели получат свою долю внимания.
Когда на нас обрушивается такой поток задач, выполнить который мы физически не в состоянии, нам приходится жертвовать многими задачами в пользу нескольких, чтобы обеспечить им успех. Но выбор этих задач целиком зависит от каждого конкретного человека.
Порядок задач «1–2–3»
Этот метод так же известен как «1–3–5». Но в рамках метода ритмичной работы лучше использовать числа «1–2–3».
Метод очень похож на матрицу Эйзенхауэра. Суть метода состоит в следующем: вы выбираете на свой день одну очень важную задачу, две задачи средней важности и три маловажных задачи. И работаете над ними именно в таком порядке.
На важную задачу вы выделяете около 1,5 часов времени (в соответствии с длительностью ваших интервалов). На задачи средней важности — по одному часу и на маловажные задачи — по полчаса. Всего в течение дня у вас получится пять часов в режиме полной концентрации.
Такой подход преследует сразу несколько целей. Количество задач на день будет ограничено. Это очень важно для метода ритмичной работы. График не будет перегружен одними только задачами «на перспективу», поздняя часть дня будет посвящена текущим вопросам (малой важности). Более важным задачам уделяется больше времени, а само это время — в более продуктивной утренней (или более ранней) части дня.
Кроме того, такой подход не требует составления громоздких списков и длительной подготовки, достаточно за несколько минут набросать списки дел по важности и можно приступать к работе. А для этого как раз можно использовать первый рабочий интервал в течение дня.
Если у вас уже есть большие списки дел на перспективу, которые насчитывают десятки дел (как у меня), вам легко будет выбрать из них несколько дел на сегодня. А если выбрать дело оказывается трудно, задайте себе фокусирующий вопрос: «Что я должен сделать сегодня, чтобы все остальное стало проще или не нужно?» Обычно, всего лишь несколько задач сразу всплывают в памяти, за них и беритесь.
Один интервал на обучение
Если вы не обучаетесь чему-то в настоящее время по несколько интервалов ежедневно, то выделяйте на обучение по одному интервалу каждый день. Не обязательно утром, но обязательно каждый день. Вы можете не составлять на него долгосрочный план, а следовать вызовам текущего момента. Например, сегодня мне пришлось много раз сделать в документе полужирный шрифт и в интервал обучения я составил список горячих клавиш для форматирования и заучил клавишу для оформления шрифта полужирным начертанием.
Не обязательно заниматься только работой. Изучать можно что угодно. Но обязательно каждый день. Хотя бы понемногу. Если вы начинаете интервал обучения, а никаких идей нет, то подумайте или покопайтесь в Интернете. Что-то полезное обязательно найдется. Если вы собираетесь серьезно изучить что-то (например, тот же офисный пакет), лучше выделить этому отдельные интервалы. Но на первых порах можно учиться и в таких коротких ежедневных сессиях.
Это только кажется, что «чтобы что-то выучить, нужно за это основательно засесть». Все зависит от подхода к обучению и от мотивации. От того, будете ли вы пользоваться этим знанием каждый день или раз в год. Но ежедневное обучение выполняет еще одну скрытую роль, о которой часто забывают. Не так важно то, что мы забываем то, что изучили две недели назад, как важно то, что, постоянно обучаясь, мозг формирует новые нейронные связи. А это — лучшая профилактика ригидности мышления. Не пренебрегайте ею.
С помощью такой привычки можно «незаметно» выучить иностранный язык. Окружающий мир меняется быстрее, чем когда-либо. И «виноват» в этом человек. Учиться каждый день — значит, держаться рядом с переменами. Держаться рядом с будущим, а не застревать в прошлом.
Достижения дня
В современном мире на нас обрушивается огромное количество информации о том, как успешны окружающие нас люди. Большая часть этой информации нам не только не нужна, но даже вредна. Раньше люди сравнивали себя с другими гораздо меньше, чем теперь, а все из-за Интернета. Вся эта информация бьет по нашей самооценке и желание достигать чего-то довольно быстро улетучивается. В современной популярной психологии даже есть отдельный полезный навык «не сравнивайте себя с другими, сравнивайте себя со своим прошлым Я».
Один из таких полезных навыков — записывайте три дела, которые сделали сегодня и которые считаете важными. Не имеет значения, планировали ли вы их или они получились спонтанными. Важно, что это произошло сегодня. Вы можете «приделать» эту привычку к вечернему обзору журнала или к вечернему планированию завтрашнего дня (если вы им занимаетесь). Звездочкой можете помечать то дело (или дела), которые соответствуют вашим целям.
Через неделю пересмотрите свои записи и выберите три дела по итогам недели. Затем возьмитесь за месяц. Оглядываясь назад, вы больше не будете чувствовать давление «ничего не делал» или «жизнь проходит мимо». Просто иногда нужно помогать нашей памяти удерживать важные для нас события. Вы удивитесь, но всего на один такой год по три записи в день вам понадобится толстая тетрадь.
Планирование завтрашнего дня
В Интернете и книгах очень много пишут о том, что «планировать день нужно с вечера». Я никогда не придавал этому большого значения, да и не удавалось мне сделать такую привычку — планировать вечером. Но в вечернем планировании есть и свои плюсы. Если завтра вам предстоит трудное дело, вы позволите своему мозгу подготовиться к нему.
Перед тем, как практиковать вечернее планирование, научитесь освобождать свой мозг от мыслей перед сном. Этот навык вам очень поможет не прокручивать в голове «важные» события завтрашнего дня. Вечером вы можете оглядеть сегодняшний день, отметить нерешенные задачи. Оценить, сколько еще времени понадобится. Планирование дня не должно ограничиваться одним только вечером.
Разумеется, утром у вас могут появиться новые обстоятельства, которые потребуют изменений в планах. Они всегда будут происходить, поэтому утром (например, после завтрака или по приходу в офис) нужно еще раз пересмотреть свои планы, скорректировать их в соответствии с обстоятельствами. Если превратить эту задачу в привычку — вы получите колоссальный эффект.