Рабочий интервал (работа)

Один интервал — одна задача

Каждый рабочий интервал следует посвящать только одной задаче. Даже более того — несколько рабочих интервалов нужно посвящать одной задаче. Но об этом позже. Внутри одного интервала переход между задачами означает смену контекста. А это, в свою очередь, снижает нашу способность к концентрации.

В своей книге «Начни с главного» Келлер и Папазан выводят очень простое правило успеха. Коротко оно звучит так: какое одно дело нужно сделать прямо сейчас, чтобы все остальные дела стали проще или неважны? Именно такой фокус, именно такая концентрация нужны для хорошей организации ритмичной работы.

Единственное, что можно допустить в рамках одного интервала — соединение однородных задач. Например, «я буду разбирать электронную почту» вместо «я отвечу на это письмо, и еще вон на то». Кажется, что вторая постановка задачи более конкретная. Но эта простота обманчива. Может оказаться, что для ответа на письмо нам понадобятся какие-то документы. Отвлекаясь на документы мы можем легко перескочить к другой задаче, например, «взять с собой эту папку». Все дальше и дальше нас будут уводить отвлекающие факторы.

Если мы поставим задачу как «разобрать почту», мы все равно будем искать эти документы и нас все равно будут отвлекать такие факторы. Но в этом случае мы будем знать, что делать дальше, если задача «внезапно закончится». На некоторых интервалах полезнее ставить задачу именно как «ответить на это письмо», особенно, если оно требует много времени на подготовку и написание. Но когда это скорее просматривание и ответы в несколько слов, лучше «разбирать почту».

«Один интервал — одна задача» означает, что если я собираюсь читать или писать, то я не буду одновременно «в фоне» слушать подкаст. Такой подход «успеть везде и всюду» принесет только проблемы. Пытаясь «разорваться» между несколькими задачами я не смогу не только понять написанный текст, но и переварить содержание подкаста. Концентрация — только на одной задаче. Эта задача должна быть важной и трудной, чтобы заслуживать такой серьезной концентрации.

Назначение рабочего интервала

Рабочий интервал предназначен в первую очередь для того, чтобы потратить время на работу. Авторам текстов хорошо известно, что результат (например, восприятие статьи читателями) является запаздывающим показателем. Его можно измерить только после завершения статьи. Причем, намного позже.

В то же время, количество времени, потраченное на написание этой самой статьи, является опережающим показателем. Чем больше времени (в смысле общего количества, а не в течение одного периода) мы потратим, тем лучше будет результат. Хотя эта связь совсем не прямолинейная, но она прямая, а не обратная.

Таким образом, наша задача выливается в контроль и затраты достаточного количества времени. Статья сначала должна быть спланирована, найдены подходящие материалы, подобраны отдельные элементы, и только потом — написан сам текст. Так статья получится качественной и так ее восприятие читателями будет положительным. Но восприятие мы можем измерить только после завершения, а затраты времени — прямо в процессе.

Кроме того, если нам не нравится какая-то работа, но она необходима, соглашение с самим собой на ограниченный интервал времени снимает очень большое количество стресса как от самой работы, так и, что более важно, от постоянного груза откладываний и переносов на следующий день. С одной стороны — мы не делаем слишком большого волевого усилия (например, заниматься целых два часа), с другой — мы все же концентрируемся на работе и делаем прогресс.

Вторая задача рабочего интервала — сконцентрироваться на задаче. Если задача и без того трудная и вызывает стресс, то отвлекающие факторы только усугубят ситуацию. Это ни к чему. Концентрация является не только краеугольным камнем качества, но и важной составляющей получения удовольствия от проделанной работы.

У концентрации есть еще один положительный результат — она может привести к состоянию потока. Даже если задача не нравится, даже если приходилось откладывать ее день за днем так как «нет настроения». Это, пожалуй, самое удивительное, как задача, которая приносила столько стресса, может быть легко и качественно выполнена в состоянии потока. Но попадание в поток для таких задач не гарантируется. В этом случае сам факт того, что вы все таки занимались этой задачей, что сдвинули дело с начальной точки — уже достоин похвалы.

Конечная цель

Обычно первым вопросом, который я задаю себе сразу после начала интервала, является: «что я буду делать сейчас?» Более точная формулировка вопроса немного другая: «Что я должен сделать прямо сейчас, чтобы все остальные дела были проще или совсем не нужны?» Этот вопрос я взял из книги «Одна вещь». Но им в рамках интервальной работы нужно пользоваться с умом.

Размышление и глубокий ответ на такой вопрос требуют времени, часто гораздо больше, чем один рабочий интервал. Если я собираюсь размышлять на жизненные вопросы и искать фундаментальные ответы, то я выделяю для этого конкретное время. Но когда я уже определил задачу, например, разбор электронной почты, то я спрашиваю себя в начале интервала: «Как мне облегчить разбор почты?» Я могу сначала пометить и удалить весь спам, не открывая других писем, только по заголовкам и отправителям. Список писем сразу сокращается. Я могу повторно задавать этот вопрос, чтобы прояснить, что мне делать дальше.

Совсем не обязательно, чтобы я могу закончить свою задачу к концу интервала. Все, что мне нужно в начале интервала — ясность. Понимание моего направления. Четкое осознание тех действий, которые я сейчас буду делать. Даже такое простое действие как «разобрать почту» можно сделать многими способами. И все они будут отличаться по эффективности. Но эффективно сразу отсеять бесполезные письма. И только потом браться за оставшиеся письма.

Конечная цель должна быть ясна в течение всего рабочего интервала. В этом один из секретов концентрации на задаче. Когда мы не знаем, что должны делать, мы не можем сконцентрироваться на задаче. И метод ритмичной работы становится просто работой с перерывами. Чуть лучше, чем непрерывная работа, но ненамного.

Работа на интервале

Точная задача

Задачу на конкретный интервал мы выясняем в самом начале интервала. Это одно из обязательных правил ритмичной работы — точно знать, что нужно делать. Без этого невозможна концентрация на задаче и состояние потока.

Один из способов получить точную задачу на интервал — задать себе фокусирующий вопрос: «что я должен делать сейчас, чтобы все остальные задачи стали проще или не нужны?» Обычно ответ очевиден. Но не стоит пренебрегать этим вопросом, часто он может прояснить нам наш путь.

Но это не единственное, с чем нам придется столкнуться в ходе работы. Точная задача на интервал — только начало пути.

Недостаток ресурсов

Едва начав заниматься задачей, вы вдруг обнаруживаете, что вам нужны документы, которые лежат в соседнем кабинете. Знакомая ситуация? Как быть? Некоторые люди отделяют подготовку к задаче от ее непосредственного выполнения и собирают документы вне времени рабочих интервалов. Но такое не всегда возможно, часто мы можем понять это только в ходе работы над задачей.

Мой личный подход таков — оставить таймер отсчитывать время и идти за документами. Я знаю, что таймер отсчитывает время и мне нельзя отвлекаться на посторонние задачи. Я думаю над задачей. Я сконцентрирован. В этом случае все в порядке — время потрачено на непосредственное выполнение задачи.

Другое дело, если нам нужны материалы, за которыми нужно идти в магазин или библиотеку на другом краю города. Разумеется, включать всю дорогу туда и обратно в список сконцентрированной работы будет несколько нечестно. Тем более, что в дороге можно заниматься другими делами.

Что если нам нужно уточнить что-то у коллеги? В таком случае напишите ему, но не ожидайте мгновенного ответа. Весь остаток интервала лучше посвятить какой-то другой части задачи, которую можно делать без ответа на этот вопрос. Такой подход (вместо ожидания ответа) позволит погрузиться в задачу. Вы не будете ожидать ответа чтобы приступить к задаче, а займетесь самой задачей. Когда же ответ придет, вы сможете продолжить со следующего интервала.

Спонтанные отвлечения

На первых порах чаще, а потом все реже, у нас будут возникать спонтанные отвлечения. В голову будут приходить мысли, вроде «нужно купить хлеба домой», «нужно проверить почту», «неплохо бы выпить кофе» и множество других. С этими отвлечениями нужно работать по ситуации. Если это какая-то идея о стороннем проекте, сразу же записывайте ее на листочке бумаги и откладывайте. Больше можете не беспокоиться — идея надежно «захвачена», разберетесь с ней во время перерыва.

Тот же подход годится, если нужно что-то купить или вы вдруг вспомнили о давно забытом деле, которое потребует выполнения. Записывайте на листочке бумаги и возвращайтесь в поток. Именно поэтому важно держать возле себя листочки бумаги. Такие идеи будут появляться всегда. Больше или меньше. Наша задача в том, чтобы научиться с ними справляться.

Эти идеи могут быть очень ценными, а могут быть самыми обыкновенными. Но чтобы оценить каждую из них, нужно «сменить контекст». Поэтому оценивать идеи будем тогда, когда возьмемся за их задачи и начнем рабочий интервал. Обычно я, когда начинаю работу над задачей, сперва разбираю все накопившиеся идеи. Бросаю беглый взгляд и отсеиваю те, над которыми можно поработать позже, записываю их в виде задач, а остальные просто удаляю. Это занимает не больше минуты.

Внешние факторы

Второй важный фактор, который будет препятствовать концентрации — другие люди. Причем, помеха эта будет выражаться в двух аспектах.

Сначала в поле вашего зрения (или в мессенджере) появится коллега, который потребует внимания. Разумеется, можно ответить, что вы занимаетесь «глубокой работой», «сконцентрированы» и лучше бы ему обратиться попозже. Но тут в дело вступает совесть. Начинает казаться, что, поступая так, вы проявляете бесчеловечность и эгоизм. И это очень плохо, ведь вам может потребоваться его помощь. Окажет ли он ее вам, если вы сейчас вот так «отказали» ему? Вопрос крайне непростой. Наша внутренняя «совесть» порой может мешать нашей эффективной работе.

Но испытание на этом может не закончиться. Коллега может не отступать от своей цели и игнорировать наши слова о «концентрации». И чем дольше он будет оставаться в поле вашего зрения (особенное, если он пришел лично), тем большему испытанию будет подвергаться «совесть». Это как раз те самые подводные камни, которые погубили немало хороших начинаний.

Отстраниться от этих отвлекающих факторов оказывается не так то просто. Но если смотреть на это дело с позиции перспективы, разве не может дело вашего коллеги подождать десять минут? Большинство задач, с которыми к нам обращаются наши коллеги, могут подождать не только десять минут, но даже несколько дней, совершенно без ущерба для эффективности предприятия. А это означает, что сиюминутный ответ не так уж и важен.

Но более важный вопрос состоит вот в чем. Можете ли вы пожертвовать отношениями с этим человеком, который неэффективно использует свое и ваше время, ради своей собственной эффективности?

Такие ситуации сплошь и рядом встречаются не только в офисе, но и среди знакомых и в семье. И однозначного решения для них нет. Диапазон вариантов начинается с «перестать общаться с этим человеком» до «договариваться и идти на уступки». Все зависит от конкретной ситуации. В семье это будут переговоры, на работе могут быть и более жесткие меры. Все зависит от того, насколько нам важна собственная эффективность.

Одним из трюков, которые позволяют успокоить совесть и не слишком раздражать коллег состоит в том, чтобы отключить уведомления. Вы не знаете о новых сообщениях и не беспокоитесь об этом. А коллега видит, что вы еще не прочитали сообщение. Все честно и совесть остается спокойна, а отношения не разрушаются.

Сколько времени

Для примера рассчитаем долю рабочего времени для двух вариантов ритмичной работы. Будем считать, что время работы в течение дня составляет пять часов. Длинные перерывы в этом времени учитывать не будем, в эти перерывы мы занимаемся другой деятельностью, и не находимся в состоянии потока.

Первый вариант: рабочий интервал — 25 минут, короткий перерыв — 5 минут, длинный перерыв — 30 минут. В пять часов с учетом коротких перерывов помещается 10 рабочих интервалов. Это соответствует 4 часам 10 минутам рабочего времени. Это составляет примерно 83% времени. С учетом длинных перерывов такой ритм растянется минимум на 5 часов 45 минут.

Второй вариант: рабочий интервал — 15 минут, короткий перерыв — 5 минут, длинный перерыв — 20 минут. В пять часов помещается 15 таких интервалов. Общее время сконцентрированной работы составляет 3 часа 45 минут, а относительно пяти часов — 75%. Такой ритм растянется минимум на 6 часов 25 минут.

В погоне за числами вариант с 83% кажется более привлекательным. И все же, ориентируйтесь на те ритмы, работать в которых вам комфортно. Создание интеллектуального продукта в состоянии полной концентрации — совсем непростая задача. И ритмы должны работать вместе с ней, а не препятствовать.

Лично для меня 25 минут — это чересчур. Я уже давно пользуюсь рабочим интервалом в 15 минут и вполне успешно справляюсь со всеми своими задачами. А если бы я пытался «насильно» работать по 25 минут, я бы бросил этот метод давным-давно. И не получил бы всех этих дивидендов в виде снижения стресса, повышения качества и продуктивности.

Как работать в рабочий интервал

Начало работы

Начало работы — время, чтобы «поймать поток». Начало любого дела имеет очень важное значение в успехе всей кампании. Начало рабочего интервала — время настроя. Время, чтобы «переключить» организм на работу, на концентрацию, на результат. Хороший «вход в работу» это ритуал. Причем, в прямом смысле этого слова.

Первым шагом такого ритуала часто становится запуск таймера. Еще бы, ведь каждый рабочий интервал сопровождается запуском таймера. Пользователи механических таймеров (которым привержен и сам Чирилло) в этом смысле находятся в более выгодном положении, у них взведение таймера — целый ряд повторяющихся действий. Но даже если вы запускаете таймер всего одной кнопкой на компьютере, вы уже находитесь в ритуале.

Следующий этап — сфокусировать свой разум на задаче. Разумеется, вы до этого уже определили, чем будете заниматься, теперь настало время конкретных действий. Здесь и поможет вопрос фокусировки: «что я должен сделать сейчас, чтобы упростить все остальное?» Не пренебрегайте этим вопросом, он приносит гораздо больше пользы даже если кажется, что «ответ очевиден».

Со временем эта последовательность действий станет привычкой. Все эти действия обычно занимают не больше 30 секунд. Совсем небольшая инвестиция в то, чтобы через 10 минут оказаться в потоке, из которого не захочется «выныривать». Не всегда этот ритуал будет срабатывать. Но чем дольше ему следуешь, тем больше он превращается в привычку, и тем чаще выполняет свою функцию.

Если задача закончилась раньше интервала

В классическом методе Помидора, если задача закончилась раньше чем рабочий интервал, нужно продолжать работать над ней. Но ведь задача закончилась? Обычно предлагается проводить подготовку к следующему сеансу (например, завтра) или планировать дальнейшую деятельность. И если подготовка еще держит нас в контексте задачи, то планирование дальнейшей деятельности этот контекст меняет.

Разумеется, подготовка на будущее никогда не повредит. На мой взгляд, если до конца интервала осталось меньше 30% времени интервала, то можно закончить интервал как есть. И устроить длинный перерыв. Особенно, если это был третий–четвертый рабочий интервал в ряду. Бывает такое ощущение, что «наконец я закончил», но до конца интервала еще есть время. Делать уже ничего не хочется, хочется перерыв. Вряд ли остаток времени сильно повысит результативность труда, если уже хочется сделать перерыв. В конечном итоге, цель этого метода — эффективность. А эффективность невозможна без разумной организации отдыха.

Если этот интервал последний в течение дня или последний перед длинным перерывом, то можно смело заканчивать его. Да, может быть, можно сделать что-то еще, но если из состояния потока уже «выпал» (что можно понять по ожиданию перерыва), то продолжать, разумеется, можно, но пользы от этого будет совсем немного.

Мы можем продолжить концентрироваться, а потом сказать себе «я молодец, я полностью отработал этот интервал». Да, это даст дополнительную гордость за свои достижения и это важно. Но в то же время такая работа приводит к истощению ресурсов. Когда организм почти «прямым текстом» говорит что нужно сделать перерыв, то перерыв действительно нужно делать. И если такая ситуация происходит часто, то нужно снизить нагрузку во всей системе ритмичной работы. Уменьшить количество интервалов в течение дня или их длительность.

Окончание интервала

Если вы не хотите делать перерыв — вы в состоянии потока. Если прозвучал сигнал к началу короткого перерыва, просто встаньте и отойдите от стола. Это уже большой шаг в сторону перерыва. И он гораздо легче, чем кажется. Можете быть уверены, что через несколько минут, когда придет время возвращаться, вы очень быстро вернетесь в свой поток. Просто нужно не затягивать с перерывом.

Если у вас запланирован длинный перерыв или завершение работы, то сначала вы можете встать из-за стола, чтобы затормозить «поток». И через пару минут вернуться к столу, чтобы убрать документы, закрыть приложения, навести порядок на столе. Если состояние потока было не особенно сильным, можете сразу приступать к уборке.

Эта полезная привычка убирать на столе в течение минуты перед длинным перерывом может сделать гораздо больше, нежели может показаться. Она позволит постоянно поддерживать стол и компьютер в порядке, что, в свою очередь, уменьшит количество отвлекающих факторов и сделает ваши цели яснее и прозрачнее.

Обязательно похвалите себя за результат, за выполненный шаг. Каким бы незначительным он ни казался, из таких небольших шагов складывается большое путешествие. И именно такие маленькие шаги приводят к большим достижениям. Если каждый день работать над неприятной задачей хотя бы по 15 минут, то через год (который, кстати, пролетит незаметно) накопиться уже 90 часов. Почти без необходимости заставлять себя. А за 90 часов можно сделать очень многое.