Организация пространства

Планировщик для задач

Метод ритмичной работы позволяет организовать процесс работы, но направлять его нужно с помощью другого инструмента. Понадобится внешний планировщик. Вы можете выбрать подходящий вам метод, например, матрицу Эйзенхауэра, GTD, метод «1–3–5» или просто листочек со списком дел на сегодня. Метод ритмичной работы совместим почти с любым способом организации списка дел.

Если вы уже пользуетесь каким-то методом планирования задач, то просто адаптируйте метод ритмичной работы для себя. Если у вас еще нет никакого планировщика, начните со списка дел на сегодня. Но обязательно пользуйтесь планировщиком. Это очень важная составляющая эффективности, и без нее, при хаотической организации дел, вы не сможете увидеть значительного прогресса.

Внешняя форма планировщика может быть произвольной: это может быть как блокнот, так и электронный файл. Только не забывайте взять его с собой. Это может быть почти любая система заметок для телефона. Это очень удобно, потому что телефон у нас всегда с собой. Некоторые практически не выпускают его из рук.

Планировщик хоть и является внешней частью системы, играет очень важную роль. Каждое утро один рабочий интервал можете посвящать планированию своей деятельности на сегодня и на ближайшее время. Это очень полезная привычка. Еще одна полезная привычка — пользоваться планировщиком постоянно. Когда возникает какая-то мысль, когда «что-то нужно сделать», сразу заносите задачу в список дел. Позже можно будет разобраться с ней, но сейчас важно не потерять ее.

Журнал для записей

Задача журнала

Вместе с планировщиком удобно размещать журнал для записей. Здесь хранится информация о том, сколько времени вам удалось проработать и в какие дни сколько интервалов было выполнено и какие это были задачи. Главное, что нужно извлечь из журнала — статистические данные. Сколько удается выполнять рабочих интервалов в среднем за последний месяц. Изменение этого числа будет свидетельствовать об изменяющихся условиях жизни.

Я предпочитаю учитывать в журнале не количество интервалов, а время. Но тут же появляется вопрос — учитывать ли в отработанном времени перерывы? На мой взгляд, нужно учитывать короткие перерывы, потому что они, фактически, являются «другой формой работы», когда работает подсознание. Поэтому вместо количества интервалов я записываю в журнал эквивалент в виде суммы времени рабочего интервала и короткого перерыва. Так у меня всегда результат в часах.

Форма журнала

Как и в случае с планировщиком, используйте ту форму, которая вам больше подходит. Многие люди находят бумажные записи гораздо более удобными, чем электронные. Записи должны быть возможно более простыми, ведь это всего лишь вспомогательная часть системы ритмичной работы. Если у вас организован журнал, то записи в течение дня можно вести даже на листочке 90x90. А по результатам дня переносить итог в журнал.

Вы так же можете использовать любую систему для ведения записей, любой «блокнот» в телефоне. Только нужно быть осторожным, потому что телефон является одним из самых больших отвлекающих факторов в современном мире. Именно поэтому я храню свои записи об отработанных интервалах в компьютере с синхронизацией в облако. Поскольку почти вся моя интеллектуальная работа связана с компьютером, такой подход позволяет мне не отвлекаться на постороннее во время работы и полностью сконцентрироваться на экране компьютера. По этой же причине я использую десятипальцевый метод печати.

Статистические данные

Статистика, которую накапливает журнал, позволяет трезво взглянуть на свою собственную продуктивность. Это не просто количество интервалов, которое, «как мне кажется», я выполнял в среднем за день, это реальное среднее количество интервалов. С помощью этого числа можно планировать свою дальнейшую деятельность. Посмотреть, сколько же времени я реально работал.

Если в качестве интервала взять не день, а неделю, месяц или год (для тех, кто всерьез планирует заниматься методом интервальной работы), то можно получить весьма интересные данные. Например, можно рассчитать сколько статей я могу написать за год, если я знаю, сколько времени нужно на одну статью в режиме интервальной работы. Потому что я знаю, сколько времени я вообще могу выделить на написание статей (ведь это не по 8 часов ежедневно).

С другой стороны, статистические данные можно смотреть в разрезе задач. Например, сколько времени уходит на одну статью. Разумеется, статьи могут быть разного размера, поэтому требуется относительный показатель — количество времени на написание (с последующим редактированием) одной тысячи символов. Так легко можно рассчитать, сколько времени будет нужно на статью любого размера. Разумеется, показатель не идеальный, но он гораздо ближе к действительности, чем «ну, примерно столько-то».

Или, например, можно рассчитать, сколько тысяч символов для статей я могу написать за год (я и сам делал такой расчет, получился довольно интересный результат), сколько статей я могу написать за год. Сколько книг и по сколько страниц я могу написать за год. Такой же подход позволяет оценивать и любую другую работу.

Таймер

Таймер имеет ключевое значение во всей системе. Некоторые люди пренебрегают таймером, надеясь на свои способности. В результате им приходится постоянно отвлекаться на часы, чтобы узнать, не закончился ли рабочий интервал. А если они попадают в состояние потока, то забывают о контроле времени. В результате пропускают плановые перерывы, а без отдыха производительность и эффективность труда (даже в состоянии потока) снижается. Благодаря таймеру можно сконцентрироваться на работе без страха пропустить время перерыва. А именно это позволяет войти в поток гораздо быстрее.

Таймер так же важен и для коротких перерывов. Он позволяет отвлечься от работы и не беспокоиться о том, что пора возвращаться. Поскольку своевременный возврат из короткого перерыва является критически важным чтобы «успеть обратно в поток», таймер и здесь выполняет неоценимую службу.

От хорошего выбора таймера зависит очень многое. Поскольку чаще всего работать приходится сидя за компьютером (ведь именно так протекает большая часть интеллектуального труда в современном мире), то таймер должен подходить именно под этот вид деятельности. Некоторые люди привержены традиционным технологиям и механическому таймеру (как и основатель метода Помидора). Другие полагаются на электронные таймеры в телефоне или в Интернете. В любом случае, выбирайте то, что подойдет именно вам.

Мой собственный таймер

Устранение отвлекающих факторов

Роль отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы препятствуют концентрации внимания. Представьте, что для запуска состояния потока требуется десять минут пребывать в состоянии концентрации. Дальше, в состоянии потока, концентрация будет поддерживаться состоянием. Но для начала нужно сосредоточиться. Цифры условные, но по разным данных вход в состояние потока может занимать примерно 10–15 минут.

Очень мало людей способны концентрироваться на задаче и не отвлекаться на телефон так долго. И это не обязательно из-за сообщений, даже просто от скуки. Но каждое такое отвлечение сбрасывает отсчет времени. Приходится начинать заново. А потом оказывается, что два часа потрачено, а результата так и нет. И нервы расшатались еще сильнее, потому что «мне нужно концентрироваться, а тут постоянно отвлекают».

Когда вы хотите спрятаться от окружающего мира, чтобы побыть в состоянии концентрации, вы должны действительно спрятаться. Нельзя спрятаться посередине оживленного шоссе. Нужно намеренно сделать так, чтобы вас нельзя было достать. Или это было очень трудно. Большинство людей, если первая легкая попытка с сообщением в мессенджере не достигла цели, просто перестают отвлекать. А если человек все-таки связался с вами, возможно, дело действительно срочное.

О мультизадачности

Попытка выполнять несколько дел одновременно в стремлении достичь большего за ограниченное (и, желательно, сокращающееся) время приводит к плачевным результатам. Главная проблема в том, что мозг в действительности занимается только одним делом за раз, просто переключается между ними очень быстро. Но, переключаясь между делами, мы постоянно «сбрасываем таймер», который позволяет нам войти в состояние потока.

Многозадачность является одним из самых разрушительных мифов современного мира на тему продуктивности. Даже если мы возьмем пример с машинистом метро, который должен одновременно отслеживать множество вещей (как параметры силовых установок, движение поезда, посадку и высадку пассажиров, указания диспетчера, разрешающие сигналы светофоров), все равно мы имеем дело с состоянием потока. Это предельная концентрация внимания на определенных вещах в четко структурированном процессе. Это четкая последовательность, когда смотреть на пассажиров, когда на светофоры, когда слушать указания диспетчера. Это однозадачность, хотя может казаться самой настоящей многозадачностью.

Способность к концентрации позволяет нам вывести свое мышление на совершенно новый уровень. Результаты этой концентрации нельзя заменить никаким количеством времени в режиме многозадачности. Рассеянный художник никогда не сможет нарисовать то же, что и «погружающийся в работу». И никакое количество времени ему не поможет.

Погружение в поток

Для погружения в поток потребуется концентрация. Поскольку современный мир очень беден на возможности концентрации (в смысле огромного количества информации, которая обрушивается на нас со всех сторон), такой режим себе нужно создавать самостоятельно. В первую очередь нужно отключить уведомления на телефоне и отложить его. И не браться до окончания рабочего интервала.

А как же перерывы? Разве они не выводят из состояния потока? Да, выводят. Но тут есть две вещи. Во-первых, войти в состояние потока если вы совсем недавно вышли из него оказывается очень легко (именно поэтому короткий перерыв должен быть действительно коротким). Во-вторых, взгляд на проблему из стратегического состояния позволяет нам скорректировать маршрут. Состояние потока имеет свои специфические особенности. В состоянии потока мы легко забываем о своей конечной цели и действуем по внутреннему ощущению. А оно может завести нас не туда.

С одной стороны мы погружаемся в поток с помощью концентрации на определенной задаче. С другой стороны, чтобы не «забыть о себе», мы устанавливаем таймер, который выведет нас из состояния потока по истечению времени.

Музыка

Чтобы замаскировать отвлекающие факторы, которые нельзя устранить (например, шум в офисе или на улице), воспользуйтесь музыкой. Музыка — одно из величайших открытий человечества. Музыка сопровождала человечество на протяжение всей его истории, начиная от примитивных инструментов и мелодий, и заканчивая восхитительными произведениями композиторов с мировыми именами.

Разным людям подходит разная музыка. Но именно благодаря музыке очень легко войти в состояние потока. Ритмы увлекают нас, позволяя сконцентрироваться на задаче, и маскируют окружающий шум.

Разным людям подходит разная музыка. Одни предпочитают что-то бодрое, чтобы «заряжало энергией». Другие — более спокойную, легкую музыку. Выбор музыки — личное дело каждого, но для успешной концентрации музыка должна отвечать нескольким критериям. Во-первых, она сама по себе не должна отвлекать. Не стоит включать очень любимые композиции, потому что вместо концентрации на задаче вы будете слушать именно их.

Отсутствие слов может быть очень важно. Особенно, если вы занимаетесь «литературным» трудом. Некоторым людям совершенно безразличны слова песен, и они могут концентрироваться на задаче даже в этом случае. Или это могут быть слова на иностранном языке, которого вы не знаете. В любом случае, подберите что-то, подходящее для себя. Главный критерий музыки — вовлекает ли она вас в поток работы над задачей? Если да — это подходящая музыка.

Некоторые предпочитают включать звуки природы. Звук водопада за счет своей спектральной характеристики отлично маскирует практически любой шум. Но музыка обладает несомненным преимуществом — ритмом. Будучи людьми, мы подчинены определенным ритмам нашего организма, ритмам окружающего пространства (например, смене дня и ночи). И музыка может быть тем самым ритмом, который настроит нас на нужный лад.

Вместо музыки и звуков природы можно использовать «атмосферу» — специальные аудиозаписи или компиляции, например, шумы кафе, улицы или библиотеки. Это тоже подходящий вариант, особенно, если в фоновом шуме кафе есть музыка.

Внешние отвлечения

Устранить внешние отвлекающие факторы довольно просто. Но для этого понадобится сила воли и последовательность.

Шум и все, что можно отнести к нему (сторонние разговоры, звуки улицы), очень легко замаскировать с помощью, например, музыки. Или «белого шума» водопада. Шум, пожалуй, является наименее отвлекающим фактором. Скорее, он существует в виде фона. Но если вас отвлекает шум, то попробуйте найти другое место для работы или замаскировать его с помощью наушников и музыки.

Более сложной категорией отвлекающих факторов являются уведомления. Любые уведомления: новые письма, новости, сообщения в телефоне. Все эти уведомления направлены лично нам: это письма и сообщения для нас, новости, которые нам интересны. Справиться с отвлекающей силой этих уведомлений гораздо сложнее. Мы можем отвлечься потому, что нам «интересно» или «должны по работе». Если быстро отвечать на бесполезные сообщения важнее, чем сделать качественный продукт (от которого зависит успех компании на рынке), то можно только посочувствовать компании с такой внутренней политикой.

Самым сильным отвлекающим фактором являются окружающие люди в офисе. Ведь они не уходят, если их игнорировать. И переносят это крайне болезненно. Большинство людей будут игнорировать ваши попытки организовать себе «время для концентрации». И с этим придется иметь дело. Некоторые люди все равно будут отвлекать. Но большинство из них со временем привыкнут к вашей новой «причуде», если вы будете достаточно последовательны в ее выполнении. Если будете напоминать им, что сейчас не лучшее время.

Когда-то я думал, что такую роскошь, как установка правил игры, могут позволить себе только действительно успешные люди. Те, кого ценят и кого принимают с этими условиями. Выдающихся маркетологов, дизайнеров или программистов. А до тех пор я просто не могу позволить себе так «обращаться с окружающими». Но потом я понял, что во многом они добились таких успехов именно из-за того, что целенаправленно отстаивали свое «право на концентрацию» и использовали его с умом — чтобы создавать качественный продукт. И, со временем, они научились работать в таком режиме и теперь понимают, что их успехи — результат привычки работать именно в таком режиме. И еще сильнее отстаивают свое право на такую концентрацию.

Внутренние отвлечения

Когда мы ждем чего-то важного (например, письма из издательства), эти мысли могут не давать нам покоя. Мы можем по сто раз на дню проверять почту — вдруг письмо уже пришло? Ситуации могут быть любыми, главное в них всех — наше внутреннее состояние требует постоянных отвлечений.

Эти отвлечения исходят не снаружи, они внутри нас. И избавиться от них не так то просто. Когда я бываю подвержен таким мыслям, я поступаю следующим образом. Не проверять почту по несколько часов будет очень трудно. Но проверять ее прямо во время рабочего интервала — тоже не выход. Тогда я делаю так: во время рабочего интервала проверять почту нельзя. Если мне в голову приходит эта мысль, я говорю себе, что «проверю почту по окончании интервала» и снова погружаюсь в работу.

В результате я проверяю почту после каждого рабочего интервала. Это, конечно же, очень часто и все равно выдает мою нервозность по поводу «важного события» (которое на деле может оказаться пустяком). Но я сохраняют режим концентрации и потока на рабочих интервалах. Ведь от него зависит эффективность всей деятельности.

Листочки для записей

У вас обязательно должно быть готово пространство для «внезапных мыслей». Это могут быть листочки 90×90, просто лист бумаги или свободное место в ежедневнике. Будьте готовы к тому, что у вас появятся такие «внезапные мысли».

Внезапные мысли бывают двух видов: те, что появляются во время рабочего интервала и к работе не относятся, и те, что появляются во время перерыва и относятся к работе. В обоих случаях эти мысли появляются «не в свое время». Поэтому записывайте их на листочке и спокойно продолжайте дальше работать или отдыхать.

Если во время работы у вас появилась мысль о чем-то другом, например, «нужно купить хлеба», записывайте ее и продолжайте работать. Во время перерыва пересмотрите список и сделайте необходимые действия. Если во время перерыва у вас появилась мысль о работе, например, «нужно добавить график в отчет», записывайте ее и продолжайте отдыхать. Когда настанет время вернуться в работу, пересмотрите список и действуйте по обстоятельствам: планируйте график или просто запишите эту идею в список задач для отчета.

Самое плохое, что может произойти — у вас не будет под рукой места для записи мыслей. И тут возможны два варианта: вы будете искать куда записать (попутно теряя концентрацию), или выбросите мысль из головы (хотя она могла быть довольно ценной). А потом, когда начнете рабочий интервал, будете мучительно вспоминать, что же такого значимого пришло вам в голову? Не полагайтесь на память в такой ситуации, лучше записывайте.