Организация времени

Время работы за один раз

Время работы за один раз должно быть согласовано с нашими собственными ритмами, чтобы мы успели попасть в «поток» и воспользоваться преимуществами этого состояния. Это значит, что одного рабочего интервала (особенно если он короткий, как у меня) может не хватить. За один раз лучше всего работать от 40 минут до полутора часов. За это время можно войти в поток и по максимуму воспользоваться временем в состоянии «высокой концентрации».

Дальше концентрация будет уменьшаться, а состояние потока — исчезать. Поэтому самое время сделать один длинный перерыв, после которого устроить еще одну сессию, немного короче первой. В общей сложности у вас получится около 2,5 часов времени в состоянии вашей максимальной продуктивности. Если вдуматься, то это очень много. Сколько времени в такой концентрации вы проводите обычно? Вряд ли больше часа. Если такая концентрация вообще наступает.

Время работы над одной задачей

В ритмичной работе есть такой фактор, как время на вход в работу. Наверняка вы заметите, что первый рабочий интервал, особенно в начале, идет со скрипом. Но потом, когда попадаешь в поток (а по мере практики вход в поток будет происходить все быстрее и быстрее), даже не хочется делать перерывы. Но нужно. И возврат из короткого перерыва обычно происходит очень быстро.

Если вам предстоит писать отчет пять часов, то лучше заниматься пять раз по часу, чем пятнадцать раз по 20 минут. Так вы сэкономите огромное количество времени на «входе в задачу». Ведь это не секрет, приступая к задаче, нам приходится восстановить в памяти то, на чем мы остановились. Погрузиться в проблему и только потом продолжить путь.

Есть исследования, что состояние полной концентрации и погружения в задачу (и состояние потока тоже) начинаются только к 15-й минуте концентрации на задаче. Получается, что первый интервал мы только «погружаемся» в задачу. Чтобы извлечь максимум пользы нужен как минимум еще один рабочий интервал.

Разумеется, бывают и такие задачи, на которые и один интервал бывает слишком много. Но если задача растянется не на один день, то лучше заниматься ею именно в таком ритме. Не разбрасывайте ее по времени дня, лучше уделите меньше времени (и продуктивнее), но гораздо более качественного.

С другой стороны, если вы, например, практикуете какой-то навык, то можете извлечь больше пользы от одного занятия утром и одного — после обеда. В любом случае, нужно учитывать индивидуальные особенности, но главное правило такое: не дробите задачу без необходимости, особенно, на мелкие части до и после обеда.

Такой же подход отлично сработает, если приходится делать неприятное но необходимое дело. Сгруппировав его в одном интервале, желательно утром («съесть лягушку»), вы сможете избавиться от стресса на остаток дня, от мыслей, что «это неприятное дело все еще висит на мне». Вы точно будете знать, что на сегодня с ним покончено. Может быть, его придется продолжить завтра, но сегодня все окончено. С неприятным делом даже один интервал будет большим шагом вперед.

Максимальное время работы в течение дня

Максимальное время работы в течение дня должно быть ограничено и быть не больше 4–5 часов. Хорошее погружение в работу сверх этого времени принесет один вред в виде истощения. И не принесет значительного дополнительного результата. А на долгосрочном забеге очень важно распределять свои силы и вовремя восстанавливаться.

Здесь нужно подстроить систему под ваши собственные ритмы дня. В моем случае система выглядит следующим образом: с утра я сажусь на книги. Я провожу от одного до полутора часов в интенсивной работе над новым материалом. Затем следует длинный перерыв на 20 минут, после которого я берусь за другие виды работ. Занимаюсь ими в течение еще одного часа.

Наступает время обеда. Я беру длинный перерыв на несколько часов. За это время я обедаю, отдыхаю (послеобеденный отдых очень важен в деле высокой продуктивности), общаюсь. Затем я берусь за оставшиеся задачи. Ими я занимаюсь один час, затем перерыв на 20 минут и еще один час.

В общей сложности в течение дня у меня получается около 4,5 часов в состоянии высокой концентрации. И эти часы оказываются очень продуктивными. Но один из секретов такой продуктивности в том, что я занимаюсь рабочими вопросами не более 5 часов в день. И мне приходится выбирать на эти пять часов только ту деятельность, которая принесет мне наибольший эффект.

Такая организация труда возможна далеко не всегда. Если вы работаете в офисе по жесткому графику, то распределять свое рабочее время таким образом вряд ли получится. Но вы можете использовать метод ритмичной работы для того, чтобы погружаться в важные задачи в течение дня. Просто учтите, что даже если вам приходится работать по 8 или 12 часов, это не значит, что метод ритмичной работы тоже должен длиться 8 или 12 часов. Пять часов — это предел. Остальное время работайте по старой схеме. Так вы сможете сделать переход к этому методу менее болезненным и не истощить себя методом ритмичной работы.

Если же вы работаете удаленно, и от вас не требуется строгое присутствие на связи, а требуется результат, то можете использовать преимущества этого метода. Он позволит получить гораздо больше результатов и более высокого качества.

Максимальное время работы в течение недели

Может показаться, что если максимальное время работы в течение дня определено, то для недели оно очевидно — это в пять или семь раз больше. Но это совсем не так.

Несмотря на то, что в течение дня можно в состоянии высокой концентрации провести пять часов, день ото дня будет отличаться. В одни дни продуктивность будет выше среднего, в другие — ниже. Тому могут быть как внешние причины, так и внутренние. Но наша задача — поддерживать продуктивность на высоком уровне в течение недель и месяцев.

Поэтому получается, что если в один день вы были «на волне» и проработали больше регламента (что вполне нормально), в другой день получится «провал», когда рабочего времени будет меньше. Во многих случаях нам придется целенаправленно сокращать рабочее время после таких «рывков», чтобы восстановить силы после ударной работы.

Это необходимость, чтобы не впасть в состояние бесконечного расширения рабочего времени. В конечном счете, если метод ритмичной работы растянуть на 8 или 10 часов в течение дня, от него будет очень мало пользы, лишь немного больше, чем от традиционного подхода без структуры. Исключение отвлекающих факторов пойдет на пользу, но это будет лишь малая доля возможностей этого метода.

В моем случае время работы в течение недели составляет 27 часов. Это меньше тех сорока часов, которые от нас требуются по трудовому законодательству. И гораздо меньше тех часов, что мы отрабатываем на самом деле. Здесь не может быть никакого компромисса: много времени — мало результатов, мало времени — много результатов.

Распределение времени в течение дня

Хотя в течение дня время можно распределять произвольным образом, наиболее удобными себя показали две системы. Первая система состоит в том, чтобы разделить время на несколько сеансов, например, два сеанса по два часа и один сеанс в один час. Далее, эти сеансы распределяются в течение дня с четким временем начала — первый сеанс в 10:00, второй сеанс в 14:00 и третий сеанс в 19:00 (или другие удобные точки). Между сеансами получаются перерывы по несколько часов, во время которых можно отдыхать, обедать или заниматься чем-то другим.

Другой подход состоит в том, чтобы максимально спрессовать это время в один подход. Разумеется, с соблюдением длинных перерывов на отдых. Тогда общее время работы составит немногим более шести часов. Это будет компактная деятельность, после завершения которой весь остаток дня (который, к тому же, довольно велик) можно посвятить отдыху, семье, хобби или чему-то еще.

В таком «спрессованном» режиме не забывайте о перекусах во время длинных перерывов на отдых. Несмотря на то, что мозг составляет менее 1% веса тела человека, он потребляет до 20–25% всей энергии, поступающей с пищей. Нечего и говорить о затратах энергии при такой сконцентрированной работе. Но помните о том, что такие перекусы должны быть легкими, иначе придется продлевать время перерыва, чтобы вернуться в состояние концентрации. В таком случае лучше подойдет первая система.

В зависимости от своих индивидуальных жизненных обстоятельств вы можете подобрать для себя любую другую подходящую систему. Но обязательно работайте хотя бы один час утром. Это время очень важно. Посвятите его самому важному для себя проекту. Не тому, что вам поручили по работе, не тому, о чем вас просят окружающие, а тому, что лично вы считаете важным. Работа в режиме высокой концентрации — чрезвычайно ценный ресурс, и вы имеете право на самую лучшую его долю.

Подходящее время дня

Хотя (чисто теоретически), можно организовать ритмичную работу в любое время дня, наша концентрация неодинакова в течение суток. Сразу после пробуждения мы не в состоянии сконцентрироваться, нужно время на «пробуждение». Утром, пока «голова еще свежая», наши способности к концентрации находятся на высоком уровне. Это самое продуктивное время дня. Именно на него многочисленные источники рекомендуют ставить задачи, которые требуют размышлений. Да и «утро вечера мудренее».

Послеобеденный упадок сил — вполне закономерное явление, вызванное оттоком крови к пищеварительной системе. Во многих странах, особенно, с жарким климатом, есть даже время послеобеденного отдыха — сиеста. Это не лень, а жизнь в соответствии с нашими биологическими ритмами. Ближе к вечеру работоспособность снова повышается, но не достигает утреннего уровня.

Немного о «совах». Почему ночью так легко достичь состояния потока и концентрации? Потому что исчезает множество отвлекающих факторов, а люди ложатся спать. Но это вовсе не означает, что концентрация находится на высоком уровне. Я не призываю «сов» становиться «жаворонками», потому что вставать в пять часов утра — неправильно. Но и «ночной образ жизни» приводит ко множеству проблем со здоровьем, начиная от снижения иммунитета и заканчивая ускоренным старением.

Утреннее время имеет критически важное значение в достижении успеха и продуктивности. И его ничем нельзя заменить. Значит, нужно организовать себе подходящую среду, в которой не будет отвлекающих факторов, чтобы полностью погрузиться в работу и извлечь максимум пользы из каждого дня.

Подбор индивидуального интервала

Оригинальный метод Pomodoro предлагает работать 25 минут и делать перерыв на 5 минут. Не знаю, откуда взялись эти цифры. Очень похоже на то, что Чирилло просто «притянул» рабочий интервал к получасу. Так удобнее считать сколько времени удалось проработать и сколько занимает та или иная деятельность. Нельзя сказать, что такое разбиение по интервалам наилучшее. Да и сам Чирилло в своей книге упоминает, что можно варьировать интервал в зависимости от своих потребностей.

Каждый день отличается своей неповторимостью. Иногда бывают такие дни, когда работать совсем не хочется, здоровье не позволяет или обстоятельства. В другие дни мы чувствуем себя полными сил и готовы, что называется «свернуть горы». Как подогнать интервалы под такие вариации нашей работоспособности? Есть люди, которые увеличивают время работы на несколько минут на каждый интервал, когда чувствуют себя превосходно, и уменьшают его, когда чувствуют «упадок сил».

Я думаю, что это плохая идея. Варьировать интервал, значит, каждый раз перенастраивать свой организм с привычного ритма на новый. Кроме этого, так становится гораздо труднее учитывать затраты времени — недостаточно просто посчитать количество интервалов и умножить на длительность, ведь каждый день интервалы имеют разную длину. Приходится считать каждый интервал в отдельности. А это сильно усложняет накопление статистики. Статистика должна быть простой и не загромождать всю систему.

Гораздо лучше варьировать количество интервалов и длинные перерывы. Варьировать количество рабочего времени. Если получается, работайте пять часов. Если здоровье подводит — работайте меньше — четыре, три, а то и два часа в режиме высокой концентрации. Не стоит гнаться за сверхрезультатом. Гораздо важнее делать хотя бы один шаг каждый день.